E-SFLOWS ENGINEERING · LEGAL DOCUMENT

Politica de confidențialitate

1. Scop și domeniu de aplicare

Prezenta Politică explică modul în care S Flows Engineering LTD prelucrează date cu caracter personal în legătură cu e-sflows.com („Site-ul”), solicitările de informații, ofertele, corespondența profesională și serviciile de inginerie. Se aplică vizitatorilor, potențialilor clienți, clienților, furnizorilor, partenerilor și persoanelor care acționează pentru aceste organizații.

Societatea este stabilită în Bulgaria și oferă servicii de inginerie în România. Aplicăm Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) și normele bulgare, române și europene obligatorii pentru prelucrarea ori serviciul relevant.

2. Operatorul și datele de contact

Operatorul este:

• S Flows Engineering LTD
• Cod unic / număr de identificare al societății: 208832353
• Cod de înregistrare în scopuri de TVA: BG208832353
• Sediu și adresă de contact: Str. Kolednitsa nr. 2, et. 1, Ruse 7000, Bulgaria
• E-mail pentru confidențialitate: contact@e-sflows.com
• Telefon: +40 722 580 427

Dacă un contract de proiect identifică o altă parte drept operator sau operator asociat pentru anumite date, contractul și informarea corespunzătoare se aplică acelei prelucrări.

3. Persoanele vizate și sursele datelor

Putem prelucra date referitoare la:

• vizitatorii Site-ului și persoanele care ne contactează;
• potențiali clienți și clienți, inclusiv angajații și reprezentanții acestora;
• consultanți, contractanți, furnizori, autorități și alți participanți la proiect;
• persoane menționate în corespondență sau documente de proiect, dacă informația este relevantă unui scop profesional legitim.

Obținem în principal datele direct de la persoana vizată sau de la organizația pe care aceasta o reprezintă. Putem primi informații profesionale relevante și de la un participant la proiect, partener contractual, autoritate publică, registru public sau altă sursă publică legală. Atunci când articolul 14 GDPR impune o informare separată, o furnizăm în termenul aplicabil, cu excepția cazului în care operează o excepție legală.

4. Categoriile de date

În funcție de relație, putem prelucra:

• date de identificare și contact, precum nume, funcție, organizație, adresă profesională, telefon și e-mail;
• date privind solicitările și comunicările, inclusiv mesaje, anexe, serviciul solicitat, istoricul corespondenței și informații despre întâlniri;
• date profesionale și de proiect, precum calificări, responsabilități, instrucțiuni, aprobări, implicarea într-un amplasament sau proiect și informațiile necesare pregătirii ori prestării serviciilor de inginerie;
• date contractuale și de facturare, inclusiv evidențe contractuale, date de facturare, situația plăților și informațiile cerute de legislația contabilă sau fiscală;
• date privind Site-ul și opțiunile de confidențialitate, precum alegerea exprimată și informații limitate necesare furnizării, protejării și evaluării legale a Site-ului;
• date juridice și de conformitate, necesare verificării calității de reprezentant, respectării legii, soluționării reclamațiilor sau apărării drepturilor.

Nu solicităm vizitatorilor Site-ului să furnizeze categorii speciale de date ori date privind condamnări și infracțiuni. Aceste date nu trebuie transmise decât dacă sunt cu adevărat necesare, solicitate legal și protejate de o condiție aplicabilă din articolul 9 sau 10 GDPR.

5. Scopuri și temeiuri legale

Prelucrăm date numai pentru scopuri determinate și în baza unui temei legal aplicabil.

5.1 Răspunsul la solicitări și pregătirea ofertelor

Folosim datele de contact, comunicare și proiect pentru a înțelege cererea, a comunica cu solicitantul și a pregăti o ofertă. Temeiul este efectuarea demersurilor la cererea persoanei înainte de încheierea unui contract, potrivit articolului 6 alineatul (1) litera (b) GDPR, ori interesul nostru legitim de a gestiona solicitările comerciale, potrivit literei (f), dacă persoana acționează pentru o organizație.

5.2 Încheierea și executarea contractelor

Folosim informațiile necesare pentru a încheia, administra și executa un contract, a coordona proiectul, a documenta instrucțiunile și a presta serviciile convenite. Temeiul este articolul 6 alineatul (1) litera (b) atunci când persoana este parte la contract și litera (f) pentru administrarea necesară a relațiilor între profesioniști care implică reprezentanți și participanți la proiect.

5.3 Respectarea obligațiilor legale, profesionale și de reglementare

Prelucrăm informațiile necesare contabilității, fiscalității, autorizărilor, obligațiilor profesionale, siguranței, cererilor autorităților și altor obligații legale. Temeiul este articolul 6 alineatul (1) litera (c) GDPR. Dacă obligația legală aparține clientului sau altui operator, rolul nostru este stabilit potrivit contractului relevant și prelucrării efective.

5.4 Administrarea activității, calitatea serviciilor și pretenții juridice

Putem păstra corespondența, evidențele de proiect și probele adecvate pentru organizarea activității, menținerea standardelor profesionale, prevenirea utilizării abuzive, gestionarea reclamațiilor, verificarea mandatului și formularea ori apărarea unor pretenții. Temeiul este interesul nostru legitim potrivit articolului 6 alineatul (1) litera (f), pus în balanță cu drepturile persoanei, sau litera (c) atunci când există o obligație legală.

5.5 Comunicări, analiză sau alte scopuri opționale bazate pe consimțământ

Atunci când legea cere consimțământ pentru o comunicare opțională, un cookie sau un scop similar, temeiul este articolul 6 alineatul (1) litera (a) GDPR, împreună cu normele aplicabile comunicațiilor electronice. Consimțământul poate fi refuzat ori retras fără a afecta serviciul principal solicitat. Nu extindem acordul de la un scop la altul.

5.6 Interese vitale sau sarcini de interes public

Aceste temeiuri sunt utilizate numai în situații excepționale în care sunt îndeplinite efectiv condițiile articolului 6 alineatul (1) litera (d) sau (e) GDPR; nu sunt tratate ca temeiuri obișnuite ale activității comerciale.

6. Caracterul obligatoriu sau facultativ al datelor

Câmpurile marcate ca obligatorii și informațiile necesare pentru înțelegerea unei cereri, încheierea unui contract sau respectarea legii trebuie furnizate dacă este solicitat serviciul corespunzător. În lipsa lor, este posibil să nu putem răspunde, oferta sau presta serviciul. Informațiile facultative pot fi omise fără consecințe care nu au legătură cu acestea.

Vă rugăm să furnizați numai informații relevante cererii și să nu divulgați date confidențiale despre altă persoană dacă nu sunteți autorizat și nu aveți un motiv legal.

7. Destinatari și persoane împuternicite

Datele sunt divulgate numai dacă este necesar și proporțional. Categoriile de destinatari pot include:

• personal autorizat și colaboratori profesionali care au nevoie de informații pentru atribuțiile lor;
• furnizori de găzduire, comunicații, gestionare a documentelor, contabilitate și alte servicii, supuși obligațiilor contractuale și de confidențialitate adecvate;
• ingineri, proiectanți, contractanți, consultanți și alți participanți la proiect, dacă este necesar pentru serviciul solicitat;
• contabili, auditori, asigurători, bănci și consilieri juridici sau profesionali;
• autorități publice, instanțe, organisme de reglementare sau organe de urmărire, dacă divulgarea este obligatorie ori justificată legal;
• un cumpărător, succesor sau consilier implicat într-o tranzacție corporativă reală, cu garanții legale.

Stabilim dacă destinatarul este persoană împuternicită, operator independent sau operator asociat potrivit situației concrete. Persoanele împuternicite pot acționa numai pe baza instrucțiunilor documentate, dacă legea nu impune altfel, și trebuie să ofere garanțiile cerute de articolul 28 GDPR.

Nu vindem date cu caracter personal.

8. Transferuri internaționale

Urmărim prelucrarea datelor în Spațiul Economic European. Dacă un destinatar sau un serviciu implică un stat din afara SEE, transferul are loc numai în condițiile capitolului V GDPR, de exemplu în baza unei decizii de adecvare, a clauzelor contractuale standard însoțite de măsurile suplimentare necesare sau a unei derogări legale aplicabile în mod restrâns.

Ne puteți solicita informații despre garanția aplicabilă și, dacă legea permite, o copie sau o descriere relevantă a acesteia.

9. Durata păstrării

Păstrăm datele numai cât timp sunt necesare scopului relevant. Criteriile utilizate sunt:

• solicitările sunt păstrate pe durata soluționării și pentru o perioadă rezonabilă de revenire, apoi sunt șterse sau anonimizate când nu mai sunt necesare;
• ofertele, contractele și evidențele de proiect se păstrează pe durata relației și a termenelor profesionale, de prescripție, garanție ori arhivare obligatorie;
• documentele contabile și fiscale se păstrează pe durata cerută de legislația bulgară, română sau europeană aplicabilă;
• dovezile consimțământului și ale opțiunilor de confidențialitate se păstrează numai cât este necesar pentru respectarea alegerii și demonstrarea conformității;
• materialele privind reclamații și litigii se păstrează până la finalizarea situației și expirarea termenelor aplicabile de prescripție sau executare;
• evidențele cererilor persoanelor vizate se păstrează cât este necesar pentru a demonstra soluționarea legală.

Dacă sunt aplicabile mai multe termene, folosim cel mai lung termen legal necesar evidenței respective. La final, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate în condiții adecvate dacă păstrarea continuă este obligatorie. Suspendăm ștergerea obișnuită atunci când informația trebuie conservată pentru un litigiu, o investigație sau o solicitare legală a unei autorități.

10. Cookie-uri și servicii online

Politica privind cookie-urile explică scopurile juridice și regulile de consimțământ pentru stocarea sau accesarea informațiilor pe dispozitivul vizitatorului. Cookie-urile și funcțiile echivalente opționale nu sunt activate înaintea consimțământului valabil atunci când acesta este cerut.

Nu folosim această Politică pentru a înlocui o alegere actuală privind consimțământul. Dacă o funcție online implică o altă organizație, rolul, scopul și eventualele implicații ale transferului internațional sunt evaluate potrivit GDPR și comunicate în nivelul adecvat de informare. Informațiile puse la dispoziția vizitatorilor sunt revizuite atunci când se modifică prelucrarea efectiv utilizată.

11. Securitate și încălcări ale securității datelor

Menținem măsuri tehnice și organizatorice adecvate naturii, contextului și riscurilor prelucrării. Acestea includ măsuri de guvernanță, acces, confidențialitate, continuitate, gestionarea furnizorilor și răspuns la incidente, selectate în funcție de risc. Nicio metodă nu poate garanta securitatea absolută.

Dacă are loc o încălcare a securității datelor, o evaluăm și notificăm autoritatea competentă și persoanele afectate atunci când articolele 33 și 34 GDPR impun acest lucru. Utilizarea neautorizată sau divulgarea accidentală suspectată trebuie raportată prompt la contact@e-sflows.com.

12. Drepturile dumneavoastră

Sub rezerva condițiilor și excepțiilor legale, puteți solicita:

• accesul la date și la informații privind prelucrarea;
• rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• ștergerea, dacă nu există un motiv legal superior de păstrare;
• restricționarea în cazurile prevăzute de articolul 18 GDPR;
• portabilitatea datelor prelucrate prin mijloace automate în baza consimțământului sau contractului, dacă este aplicabilă;
• opoziția la prelucrarea bazată pe interes legitim, inclusiv dreptul necondiționat de opoziție la marketing direct;
• retragerea consimțământului oricând, pentru viitor;
• protecție față de o decizie bazată exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice sau similare semnificative, dacă se aplică articolul 22.

Drepturile nu sunt absolute. Obligațiile legale, evidențele profesionale, drepturile altor persoane sau constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță pot justifica refuzul sau limitarea. Dacă nu putem da curs integral unei cereri, vom explica motivul legal și căile de atac disponibile.

13. Exercitarea drepturilor

Trimiteți cererea la contact@e-sflows.com sau la adresa poștală. Vă rugăm să identificați relația sau comunicarea vizată. Putem solicita informațiile necesare în mod rezonabil pentru verificarea identității și mandatului, fără a cere o identificare disproporționată.

Răspundem, de regulă, în cel mult o lună. Pentru cereri complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, caz în care vă informăm în prima lună. Cererile sunt, în principiu, gratuite. O taxă rezonabilă sau refuzul sunt posibile numai pentru cereri vădit nefondate ori excesive, în condițiile articolului 12 GDPR.

14. Decizii automate și copii

Nu utilizăm datele Site-ului pentru decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice sau similare semnificative. Dacă situația se schimbă, vom furniza informațiile și garanțiile cerute de articolul 22 GDPR înainte de începerea prelucrării.

Site-ul și serviciile noastre de inginerie nu se adresează copiilor. Dacă aflăm că un copil a transmis date fără un temei legal valabil sau fără autorizarea necesară, vom lua măsuri rezonabile pentru ștergere sau pentru o altă gestionare conformă legii.

15. Plângeri și căi judiciare

Aveți dreptul să depuneți o plângere la o autoritate de supraveghere, în special în statul reședinței obișnuite, al locului de muncă sau al presupusei încălcări, și să utilizați căile judiciare disponibile.

Deoarece sediul principal este în Bulgaria, poate fi sesizată Comisia pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal din Bulgaria (CPDP), Bd. Prof. Tsvetan Lazarov nr. 2, Sofia 1592, Bulgaria, www.cpdp.bg. Persoanele din România pot sesiza și Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod 010336, București, www.dataprotection.ro.

Contactarea noastră în prealabil este binevenită, dar nu reprezintă o condiție pentru exercitarea acestor căi.

16. Modificări, cadrul juridic și contact

Putem actualiza Politica pentru a reflecta modificări legislative sau ale prelucrării efective. Versiunea curentă și data intrării în vigoare vor fi publicate pe Site. Dacă modificarea creează un scop nou bazat pe consimțământ, vom solicita consimțământul, nu ne vom baza doar pe textul actualizat.

Politica urmărește respectarea GDPR, a Legii bulgare privind protecția datelor cu caracter personal, a Legii române nr. 190/2018 și a Legii nr. 506/2004, după caz, precum și a celorlalte norme obligatorii bulgare, române și europene relevante prelucrării concrete. Este o informare și nu limitează drepturile prevăzute de lege.

S Flows Engineering LTD · Str. Kolednitsa nr. 2, et. 1, Ruse 7000, Bulgaria · contact@e-sflows.com · +40 722 580 427